VEIKLOS MATUOKLIAI (KPIs)

 "Negali valdyti to, ko negali išmatuoti." Ši žinoma nuostata verčia daugumą organizacijų vadovų rūpintis svarbiausiais veiklos matuokliais – KPIs (Key Performace Indicators). Deja, dažnai organizacijos nežino, ką joms reikia matuoti. To rezultatas: prastas vadovavimas, klaidinanti informacija, sumaištis ir orientavimasis į neteisingus dalykus.
 

KPIs yra įvairiausi, ir jų pasirinkimo galimybės yra tikrai plačios. Svarbiausia, jog veiklos matuokliai būtų sudaryti remiantis organizacijos strategija ir tikslais. KPIs parodo organizacijos vystymosi kryptį, tačiau jie taip pat turėtų padėti siekti organizacijos tikslų.

KPIs nėra tikslai

KPIs ir tikslai yra skirtingi dalykai, nors neretai jie tarpusavyje painiojami. Tikslai išreiškia pasirinkto laikotarpio rezultato lūkesčius, o veiklos matuokliai parodo, koks yra veiklos efektyvumas, siekiant šių tikslų. Dažnai pasitaiko situacijų, kai rezultatas nebūna aiškus iki paskutinio momento, dėl to teisingai parinkti KPIs nukreipia darbuotojų pastangas reikiama kryptimi. Tačiau jei pasirinkti veiklos matuokliai neturi poveikio keliamiems tikslams ar yra jiems priešingi, ar prieštarauja vienas kitam, darbuotojus tai klaidina ir veda į nepasitikėjimą, o galiausiai – prastus rezultatus.
 

Dažnai veiklos matuokliui yra nustatoma tikslinės reikšmė – keliamas tikslas, aukštesnis nei vidutinė šio KPI reikšmė. Ko iš to tikisi darbuotojas: „reikės didesnių pastangų, nei kasdien yra įprasta“; ko iš to tikisi vadovas: „reikės darbuotojo darbo būdo pakeitimo, ir tai taps prielaida patobulinti patį veiklos procesą“. Dėl to nuolatos didinti tikslinę KPI reikšmę yra pavojinga – tai gali vesti į nepasitenkinimą arba kitų sričių efektyvumo prastėjimą.

Balance Scorecard (BSC) – priemonė KPIs valdymui

Balanced Scorecard (BSC) (Subalansuotų rodiklių sistema) – tai strateginė veiklos valdymo priemonė, skirta nuolatinei KPIs stebėsenai vykdyti. BSC yra kuriama pagal pusiau standartizuotą struktūrą, tačiau jos turinys ir įgyvendinimas yra išsamios analizės ir pastangų rezultatas. Esminis BSC metodo privalumas – pasirinktų KPIs pritaikymas visiems organizacijos procesams ir funkcijoms ir šių matuoklių tarpusavio sąsaja. Tačiau praktika rodo, kad efektyvi subalansuotų rodiklių sistema yra pasiekiama tik per ilgesnį laikotarpį, nes dalis funkcijų paprastai nėra valdomos kaip procesai, ir tai apsunkina jų efektyvumo matavimą, be to rodiklių tarpusavio sąveika išryškėja tik po ilgesnės analizės.


Subalansuotų rodiklių sistema turėtų užtikrinti strateginių tikslų ir veiklos matuoklių sąryšį, kurį padeda užtikrinti žemiau pateikta BSC diegimo schema.
 

Kuo OD&M gali padėti?

OD&M Consulting yra sudariusi tipinių funkcinių pareigybių KPIs katalogą, kuriuo yra naudojamasi vykdant klientų KPIs sistemų tobulinimo projektus.


OD&M Consulting, atsižvelgdami į kliento poreikius ir galimybes, gali pasiūlyti tokius bendradarbiavimo būdus:

  1. Organizacijos strateginių tikslų kontekste aptarti ir suformuluoti pagrindinių procesų veiklos matuoklius ar peržiūrėti esamą veiklos matuoklių (BSC) sistemą;
  2. Parengti sudarytų veiklos matuoklių skaičiuokles, išanalizuoti ir aprašyti veiklos matuoklių nustatymo procedūras;
  3. Integruoti organizacijos veiklos matuoklių sistemą į darbuotojų veiklos vertinimo ir piniginio skatinimo procesus.
CLOSE